Organisator

Een promomagazine op uw evenement:
hoe het werkt



Als organisator bieden we je de mogelijkheid om extra inkomsten te genereren voor uw bedrijf, vereniging of evenement. Wij bieden het platform aan om gemakkelijk sponsors te vinden. Verder nemen we alle zorgen voor u weg, zodanig dat u zich kan ontfermen over de organisatie van uw evenement. Samen gaan we op zoek naar adverteerders. Enerzijds schrijven wij onze adverteerders aan om ook in uw magazine reclame te maken. Anderzijds kan ook jij voor extra inkomsten zorgen door uw magazine aan te bieden bij uw contacten. De opbrengsten delen we heel eenvoudig door 2, na aftrek van alle onkosten. Aansluiten en gebruik maken van het On The Spot platform zijn helemaal gratis.

Hoe werkt dat juist?


1Aanmelden
Eerst en vooral moet je even registreren als organisator. Let wel op: je kan ook registreren als “On The Spotter” indien je zelf ook advertenties wil nemen in een ander magazine (bijvoorbeeld om uw evenement te promoten). Ga in dat geval eerst naar deze pagina en lees daar verder.

2Vul alle kenmerken over uw evenement(en) in
Adverteerders en sponsors weten graag waar ze in investeren. In het online invulformulier krijg je enkele vragen. De antwoorden gaan er voor zorgen dat jouw adverteerders exact weten welke doelgroep ze op uw evenement kunnen bereiken. Tevens wordt er een indicatie gevraagd van het aantal bezoekers op uw evenement. Ook de locatie en de leeftijdscategorie kunnen ingegeven worden. Je kan ook aangeven hoeveel pagina’s je zelf wil reserveren voor informatie over uw evenement. Op deze pagina’s kan je informatie kwijt zoals een grondplan, een programma-overzicht, informatie over uw artiesten of aankomende events die u zelf organiseert.

3Kies je advertentieprijzen en opties
Je bepaalt zelf de prijzen van de advertenties in uw magazine. Wel geven wij een adviesprijs en een minimumprijs aan om het risico te beperken. Evenementen met minder dan 1000 bezoekers (geschat) kunnen enkel na overleg met Printworx worden toegevoegd. Merken we dat jouw evenement uiteindelijk toch minder dan 1000 bezoekers heeft gehad of wanneer het werkelijke aantal beduidend lager lag dan de door u opgegeven schatting, dan gaan we samen evalueren hoe we dit in de toekomst kunnen vermijden. Uiteindelijk kan je ook kiezen om extra opties aan te bieden zoals het ophangen van spandoeken (formaat bouwhekdoek) of andere advertentiemogelijkheden. Wij staan hier steeds open voor suggesties.

4Tijdens het evenement
U hoeft niet veel te doen tijdens het evenement. Op dat moment heeft u waarschijnlijk andere zaken aan uw hoofd. Wij drukken de magazines, dus daar hoeft u zich geen zorgen over te maken. Daarna zorgen voor een leuk promoteam dat de magazines komt uitdelen. Uiteraard voorzien wij dat promoteam van een mooie outfit zodanig dat ze herkenbaar zijn voor uw bezoekers. Het promoteam zorgt voor het uitdelen van de magazines. Eventuele spandoeken worden uiteraard ook door ons voorzien.

5Afrekenen en uitbetalen
We werken volgens een 50/50 principe. De inkomsten van de advertenties in de magazines + de genomen opties worden bij elkaar geteld. Daar tellen we de onkosten af. U krijgt hier een heel duidelijk overzicht van. Uw deel van de winst wordt vervolgens zeer snel uitgekeerd aan u. Wij begrijpen dat het voor organisatoren belangrijk is dat in de aanloop van het evenement er zo veel mogelijk geld voorhanden is. 10 werkdagen voor het evenement moeten alle bestellingen en betalingen binnen zijn en wij verbinden ons er toe om de 9e werkdag voor het evenement het overzicht op te maken en de betaling aan u uit te voeren voor 80% (indien dit dekkend is voor alle variabele kosten). U staat in principe zelf in voor het aanleveren van de drukbestanden voor de advertenties. Deze kunnen meteen bij de bestelling of achteraf aangeleverd worden. Indien gewenst kan u ook een advertentie laten opmaken door Printworx. Bezoek in dat geval zeker onze pagina over grafische ontwerpen.


Waar moet ik rekening mee houden?



  • Uiteraard heb je graag zo veel mogelijk advertenties in uw magazine. Er zijn echter advertenties die je waarschijnlijk liever niet ziet verschijnen. Een advertenties voor een gelijkaardig evenement op dezelfde dag is zo een voorbeeld. Hier controleren we uiteraard op en bij twijfel contacteren we je. Voor het magazine gedrukt wordt overlopen we samen alle advertenties. Lees je even de richtlijnen voor adverteerders? Dan ben je helemaal mee.
  • Onze promomensen moeten toegang krijgen tot uw evenement. Inkomtickets zijn dus nodig. Wel zorgen onze promomeisjes en -jongens dat ze uw organisatie zo min mogelijk storen en ze zorgen zelf voor eten en kopen zelf drankbonnen. Daar hoeft u dus niets voor te doen. We vragen je wel om een contactpersoon ter plaatse.
  • Je advertentie mag de overeenkomsten met andere sponsors niet in het gedrang brengen. Stel dat het evenement een exclusieve overeenkomst heeft met sponsor X, dan kan uw advertentie geweigerd worden. Uiteraard zorgen we er desgevallend voor dat uw advertentie kosteloos geannuleerd wordt.

Twijfel je of je advertentie-inhoud kan geweigerd worden? Mail ons even je visual door (info@promoworx.be) en we geven je graag advies. Telefoneren kan uiteraard ook op het nummer +32 13 29 08 05. Bij twijfel leggen we het voor aan de organisator.